El reglamento Verifactu obliga a que los programas de facturación generen registros encadenados y los comuniquen a la Agencia Tributaria, un mecanismo pensado para dificultar el llamado software de doble uso que permite ocultar ventas. La confusión más extendida es asumir que solo un programa de pago puede cumplir esa norma. No es así: la vía gratuita de Hacienda es un cauce de cumplimiento tan válido como cualquier programa comercial adaptado, aunque con prestaciones mucho más limitadas.
La aplicación gratuita solo emite facturas completas, lo que deja fuera a comercios y hostelería que necesitan tickets o facturas simplificadas para el día a día. Tampoco automatiza facturas recurrentes, de modo que un autónomo que cobra lo mismo al mismo cliente cada mes debe repetir manualmente el proceso. No permite marcar una factura como cobrada, pendiente o vencida, ni gestionar una cartera de clientes o productos, funciones básicas en cualquier programa de gestión comercial.
A esas limitaciones se suma que el histórico de facturas no puede exportarse: los registros quedan atrapados dentro de la aplicación de la AEAT, sin posibilidad de volcarlos a un programa de contabilidad externo. La herramienta depende además de la disponibilidad de la sede electrónica —si la web falla, no se puede facturar en ese momento— y solo admite un usuario y un emisor, sin reparto de tareas con una asesoría.
De todas las carencias, la que tiene mayor recorrido es la imposibilidad de exportar los datos. Quien empieza a facturar con la aplicación gratuita y más adelante necesita un programa con más funciones deberá migrar su historial desde cero, sin arrastrar ningún registro previo. Esa circunstancia convierte la herramienta en una solución de arranque, útil mientras el negocio sea simple, pero con un coste de salida que se paga en el momento del cambio.
Cuándo compensa pagar por un programa adaptado
La diferencia entre la vía gratuita y un software de pago no está en el cumplimiento normativo, idéntico en ambos casos, sino en todo lo que rodea a la factura: el cobro, el gasto, el impuesto y el histórico de la actividad. Un negocio con venta al público, facturación recurrente o una cartera amplia de clientes encuentra antes rentable un programa adaptado que seguir forzando la aplicación gratuita más allá de su capacidad.
Los precios de entrada en el mercado arrancan en torno a los 7 euros mensuales para planes básicos y suben hasta los 15 o 20 euros en las suites que integran contabilidad y control de tesorería. El escenario más costoso es contratar un programa barato y verse obligado a migrar dos años después, cuando el negocio exija una gestión contable más completa: el ahorro inicial se transforma entonces en un gasto duplicado.
Antes de contratar cualquier programa conviene exigir al proveedor la declaración responsable que acredita el cumplimiento de Verifactu. La Agencia Tributaria no publica un sello de homologación por producto, de modo que ese documento constituye la única prueba seria de que el software está realmente adaptado. Conviene además confirmar si la actividad concreta queda dentro del ámbito de Verifactu, ya que existen perfiles exentos del reglamento que no necesitan ningún programa específico.
Verifactu no es la factura electrónica obligatoria
Uno de los errores más extendidos consiste en confundir Verifactu con la factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos que introduce la Ley Crea y Crece, aprobada en 2022. Se trata de obligaciones distintas que coinciden en el tiempo pero no se cumplen de la misma manera: Verifactu regula cómo debe funcionar el programa de facturación, con registros encadenados y comunicación a Hacienda, mientras que la factura electrónica obligatoria regula el formato en que la factura viaja entre negocios.
El desfase entre la aprobación del Real Decreto 1007/2023 y la llegada de la herramienta gratuita en octubre de 2025 —casi dos años después— refleja el calendario real de implantación de este tipo de normas: primero se adaptan los fabricantes de software y solo después llega la solución al contribuyente final. Para un autónomo que emite pocas facturas al mes, la aplicación de la AEAT resulta una solución suficiente. Para quien factura a diario, se convierte en un cuello de botella operativo.
La decisión no debería plantearse como una elección entre gratis o de pago, sino en función de lo que el negocio vaya a necesitar dentro de dos años. Quien solo emite facturas completas, sin tickets ni cobros recurrentes, puede ahorrarse el gasto mensual con la herramienta de Hacienda. Quien necesita cobros, gastos y contabilidad integrada encuentra en el coste del programa la parte más barata del problema.
Los cambios normativos y de calendario fiscal se acumulan para hogares y autónomos, que vigilan movimientos paralelos de la Agencia Tributaria como el fin de la rebaja fiscal a los carburantes, que puede encarecer el combustible en octubre.
La aplicación gratuita está disponible desde el 13 de octubre de 2025 sin fecha de caducidad anunciada. La Agencia Tributaria recomienda comprobar en su sede electrónica si cada actividad concreta queda dentro del ámbito de aplicación de Verifactu o si figura entre los perfiles exentos antes de optar por cualquiera de las dos vías.
