La medida se enmarca en el proceso de digitalización que arrancó con la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común, que ya estableció la notificación electrónica como preferente para determinados colectivos y trámites. Lo que entra en vigor este 1 de septiembre es la extensión de esa obligatoriedad al ámbito específico de las prestaciones por incapacidad, uno de los que generaba mayor volumen de correspondencia postal dentro del sistema.
El funcionamiento del nuevo canal es el siguiente: cuando la Seguridad Social emita una comunicación relacionada con la incapacidad temporal o permanente, el documento quedará depositado en el buzón electrónico del ciudadano. Desde ese momento, la persona notificada dispondrá de diez días naturales para acceder al documento. Si no lo hace dentro de ese plazo, el sistema dará la notificación por leída de forma automática, con los efectos legales que ello conlleva para el cómputo de plazos de recursos o alegaciones.
Ese mecanismo de notificación por transcurso del plazo —dar por recibido un documento no abierto pasado un periodo determinado— no es una novedad en la Administración española. La Agencia Tributaria aplica un sistema equivalente desde hace años a través de la Dirección Electrónica Habilitada, y buena parte de los procedimientos con las administraciones autonómicas funcionan bajo la misma lógica desde la generalización de las sedes electrónicas en la última década.
Para reducir el riesgo de que una notificación importante pase inadvertida, la Seguridad Social ha habilitado un sistema de avisos complementario. El ciudadano puede vincular su correo electrónico personal o su número de teléfono móvil al buzón, de forma que reciba un email o SMS cada vez que se deposite una comunicación nueva. Ese aviso no sustituye a la notificación oficial, que sigue residiendo en la sede electrónica, sino que funciona como recordatorio para evitar que se agote el plazo sin que el interesado se percate.
La propia Administración admite que existen perfiles para los que el salto a lo exclusivamente digital plantea dificultades. La norma, según ha señalado la Seguridad Social, refuerza para «los casos residuales de personas que pudieran tener dificultades para acceder a las comunicaciones electrónicas» la posibilidad de que «puedan ser atendidas presencialmente en una oficina». Esa atención se canalizará a través de los Centros de Atención e Información de la Seguridad Social (CAISS), donde el ciudadano podrá ser informado en persona.
Además, la modificación no afecta a los documentos que no puedan digitalizarse por su naturaleza, que se seguirán entregando de forma física. Se mantiene igualmente la entrega presencial cuando la comunicación se solicite en un CAISS o cuando razones de inmediatez lo requieran, según ha precisado el organismo.
Un colectivo sensible a la brecha digital
Entre los perceptores de incapacidad permanente hay una proporción elevada de personas mayores o con menor familiaridad con los trámites electrónicos, dado que la edad media de este tipo de expedientes tiende a ser más alta que la del conjunto de trabajadores en activo. Colectivos de defensa de las personas mayores y asociaciones de pacientes han expresado en ocasiones anteriores su preocupación por la brecha digital ante medidas de este tipo, al considerar que trasladar la carga de la gestión electrónica a personas convalecientes o con movilidad reducida puede derivar en la pérdida de plazos por causas ajenas a su voluntad. La Administración sostiene que el refuerzo de la atención presencial y el sistema de avisos buscan precisamente mitigar ese riesgo.
La incapacidad temporal es la prestación que sustituye el salario de un trabajador mientras dura una enfermedad común, un accidente o una recaída que le impide desempeñar su actividad. Su gestión recae de forma compartida entre el Instituto Nacional de la Seguridad Social, las mutuas colaboradoras y los servicios públicos de salud autonómicos. La incapacidad permanente se reconoce cuando las secuelas de una enfermedad o accidente reducen o eliminan de forma duradera la capacidad de trabajo, y su tramitación implica un proceso más largo, con valoración médica e informes periciales que multiplican el número de notificaciones que un mismo expediente puede generar.
El cambio en las notificaciones coincide con un refuerzo de la vigilancia sobre los trabajadores que acumulan varias bajas médicas en un mismo año, según ha indicado la Seguridad Social. El control de la incapacidad temporal ha sido en los últimos ejercicios una de las líneas de actuación del Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones en materia de gestión de esta prestación.
Una década de trámites migrando a la sede electrónica
La transformación digital del organismo no es un proceso nuevo: la Seguridad Social lleva más de una década ampliando los trámites que pueden realizarse a través de su sede electrónica, desde la solicitud de pensiones hasta la afiliación de empresas, en línea con las políticas europeas de administración electrónica. El propio marco legal, con la Ley 39/2015, apuntaba ya hacia un modelo en el que la relación telemática con la Administración se convertía en la vía preferente para un número creciente de procedimientos.
A partir de este martes, quienes tengan un expediente de incapacidad en trámite o ya reconocido deberán comprobar con regularidad su buzón en la sede electrónica o activar las alertas por correo o SMS para no dejar transcurrir el plazo de diez días naturales. La entrada en vigor es inmediata, por lo que la primera comunicación bajo el nuevo sistema podrá depositarse desde el mismo 1 de septiembre a los interesados que ya tengan expedientes abiertos.
